Stjórn SS - fundur 493

25.6.2018

493. fundur stjórnar Sorpeyðingarstöðvar Suðurnesja sf. haldinn fimmtudaginn 21. júní 2018  kl. 16:30 í fundarsal Kölku að Berghólabraut 7 í Reykjanesbæ. Mætt eru: Birgir Már Bragason, Brynja Kristjánsdóttir, Jóna Rut Jónsdóttir, Jóna Hrefna Bergsteinsdóttir, Elín Björg Gissurardóttir, Bjarni Stefánsson, Inga Rut Hlöðversdóttir og Jón Norðfjörð framkvæmdastjóri sem ritaði fundargerð.

Birgir Már Bragason formaður stjórnar setti fundinn og bauð fundarmenn velkomna.

Dagskrá:

1.   Sameiningarviðræður SS og Sorpu – staða máls

2.   Erindi frá SSS varðandi ráðningu persónuverndarfulltrúa

3.   Málefni og tillögur á aðalfundi 2018

4.   Endurskoðun á gjaldskrám

5.   Kynningarefni vegna flokkunar úrgangs

6.   Önnur mál

1. Sameiningarviðræður SS og SORPU – staða máls

Á fundinn var mættur Þröstur Sigurðsson frá Capacent. Farið var yfir kynningu sem hann var með og atriði sem rædd voru á síðasta stjórnarfundi. Meðal þess sem var rætt,  voru rekstrarform í mögulega sameinuðu félagi, stjórnarfyrirkomulag og fleiri atriði sem varða  framtíðarskipan mála. Umræður voru mjög góðar, en engar ákvarðanir voru teknar. Stefnt er að því að málið verði kynnt fyrir fulltrúum sveitarfélaganna í september eða október nk.

2. Erindi frá SSS varðandi ráðningu persónuverndarfulltrúa

Í erindinu frá SSS er vísað til minnisblaðs sem Logos vann fyrir Reykjanesbæ á grundvelli 1. tl. 1. mgr. 35. gr. frumvarps til persónuverndarlaga sem Alþingi hefur nú samþykkt og innleiðir almenna persónuverndarreglugerð Evrópusambandsins. Með þessari breytingu er sveitarfélögum skylt að ráða eða tilnefna persónuverndarfulltrúa og hefur stjórn SSS af því tilefni lagt til eftirfarandi:

Að sveitarfélögin á Suðurnesjum ráði sameiginlegan persónuverndarfulltrúa fyrir sveitarfélögin og stofnanir þeirra. Lagt er til að fulltrúinn verði staðsettur hjá SSS.

Stjórn SS telur eðlilegt að sveitarfélögin og stofnanir þeirra taki sameiginlega þátt í þessu verkefni.

3. Málefni og tillögur á aðalfundi 2018

Framkvæmdastjóri lagði fram eftirfarandi drög að tillögum í samræmi við fyrri umræður sem fyrirhugað er að leggja fram á aðalfundi félagsins hinn 27. ágúst næst komandi:

Tillögur um breytingar á samþykktum SS sf.

a)   Lagt er til að nafni félagsins verði breytt.
Lagt er til að nafnið Sorpeyðingarstöð Suðurnesja sf. verði aflagt og í þess stað verði tekið upp nýtt nafn á félagið; Kalka sf. sorpeyðingarstöð (Kalka, incinerator authority). Með breyttu nafni verður ekki breyting á kennitölu félagsins.
Greinargerð með tillögu:
Í daglegu tali er félagið lang oftast kallað Kalka, bæði af starfsfólki, viðskiptaaðilum og almenningi. Nafn félagsins er langt og óþjált, sér í lagi þegar um er að ræða samskipti við erlenda aðila. Einnig hefur þetta nokkuð oft valdið misskilningi hjá aðilum sem senda félaginu reikninga o.þ.h. Stjórn félagsins telur nafnabreytingu tímabæra og leggur þ.a.l. þessa tillögu fram og mundi breytingin koma fram í 1. og 2. grein samþykktanna.

b)   Tillaga um breytingu á 1. grein samþykktanna vegna sameiningar Sandgerðisbæjar og Sveitarfélagsins Garðs.

Lagt er til að nafn og kennitala hins sameinaða sveitarfélags, komi í stað eftirfarandi texta: „Sandgerðisbær, kt. 460269-4829, Sveitarfélagið Garður, kt. 570169-4329“.

Greinargerð með tillögu:

Vegna sameiningar sveitarfélaganna var leitað til Sesselju Árnadóttur, lögfræðings hjá KPMG ehf. um álit á nauðsynlegum breytingum á samþykktum félagsins. Varðandi breytingar á 1. grein kom eftirfarandi fram hjá SÁ: „Rétt er að leggja fram breytingar á samþykktunum á aðalfundi eftir næstu sveitarstjórnarkosningar. Þá liggur fyrir nafn og kennitala hins nýja sameinaða sveitarfélags, en þær upplýsingar þarf að tilgreina í samþykktunum samkvæmt lögum um sameignarfélög“.

c)   Tillaga um breytingu á 6. grein samþykktanna sem varðar stjórn félagsins.

Lagt er til að stjórn félagsins verði skipuð 5 mönnum og 5 til vara sem tilnefndir eru af sveitarstjórnum, tveir frá Reykjanesbæ, einn frá hverri hinna og jafnmargir til vara.

Greinargerð með tillögu:

Sesselja Árnadóttir var upplýst um sjónarmið stjórnar félagsins um breytingar á skipan í stjórn eftir sameiningu Sandgerðisbæjar og Sveitarfélagsins Garðs. SÁ sendi efirfarandi til stjórnar varðandi þetta atriði:

Stjórnin þarf að taka afstöðu til þess hvaða tillaga verði gerð um breytingu á 6. gr. samþykktanna. Miðað við fyrri umræður þá yrði 1. málsliður 1. mgr. samþykktarinnar svohljóðandi: „Stjórn félagsins, sem annast málefni þess á milli funda, skal skipuð 5 mönnum og 5 til vara, sem tilnefndir eru af sveitarstjórnum, tveir frá Reykjanesbæ, einn frá hverri hinna og jafnmargir til vara.“

d)   Tillaga um breytingu á 8. grein um boðun á aðalfund.

Tillaga um breytingu á 2. málsgrein sem verði svohljóðandi:

„Aðalfund skal boða bréflega eða með tölvupósti með minnst viku fyrirvara. Dagskrá aðalfundar skal fylgja með fundarboði. Aðalfundur telst löglegur ef löglega er til hans boðað“.

Greinargerð með tillögu:

Tillagan er sett fram til að taka af allan vafa um lögmæti þess að aðalfund megi boða með tölvupósti.

e)   Tillaga um breytingu á 9. grein samkvæmt ábendingu frá Sesselju Árnadóttur

Tillaga um breytingu á 2. málsgrein sem verði svohljóðandi:

„Stjórn félagsins skal fyrir 30. nóvember ár hvert semja fjárhagsáætlun og senda síðan stjórn S.S.S.

til upplýsingar“.

Greinargerð með tillögu:

Ábending SÁ varðandi þessa breytingu er eftirfarandi:„ Í 9. gr. samþykktanna segir að fjárhagsáætlun skuli senda stjórn S.S.S. „til meðferðar“. Rétt er að þetta ákvæði verði mun skýrara því hægt væri að túlka á ýmsa vegu hvað felst í því að taka eitthvað til meðferðar. Miðað við eignarhald sameignarfélagsins og hlutverk S.S.S. gagnvart SS almennt væri skýrara að tilgreina að fjárhagsáætlunin sé send stjórn S.S.S. til upplýsingar ef menn vilja halda áfram að senda upplýsingarnar þangað. Einnig er spurning hvort bæta eigi við að fjárhagsáætlunin sé send aðilum sameignarfélagsins (sveitarfélögunum) til upplýsingar, enda þurfa sveitarfélögin þessar upplýsingar við undirbúning sinna fjárhagsáætlana og ákvarðana um sorphirðugjöld o.þ.h“.

Tillaga um þóknun til stjórnarmanna

Lagt er til að formaður stjórnar fái 4% af þingfararkaupi fyrir hvern fund, aðrir stjórnarmenn fái 3% af þingfararkaupi fyrir hvern fund. (Óbreytt)

Tillaga um endurskoðanda félagsins

Lagt er til að endurskoðunarfyrirtækið Deloitte ehf. verði endurskoðandi félagsins. (Óbreytt)

4. Endurskoðun á gjaldskrám

Tillaga er um að hækka allar almennar gjaldskrár að meðaltali um 2% frá og með 1. júlí nk. Gjaldskrá á endurvinnsluplönum hækkar ekki. Viðmiðunarvísitölur neysluverðs til verðtryggingar og launa hafa hækkað um 5,26% á ársgrundvelli. Tillagan samþykkt samhljóða.

5. Kynningarefni vegna flokkunar úrgangs

Framkvæmdastjóri skýrði frá vinnu við undirbúning á kynningarefni sem er í undirbúningi í samstarfi við sorphirðuverktakann, Gámaþjónustuna ehf. Kynningarbæklingi með útskýringum á þremur tungumálum, íslensku, ensku og pólsku, verður dreift í öll íbúðarhús á Suðurnesjum áður en flokkun hefst. Áætlað er að endurvinnslutunnum verði dreift í lok ágúst eða byrjun september nk.

6. Önnur mál

1.   Framkvæmdastjóri lagði fram til kynningar undirritað samkomulag við HUG verktaka um byggingu botnösku- og spilliefnaskýla. Umhverfisstofnun hefur verið upplýst um málið.

2.   Framkvæmdastjóri upplýsti að umsókn um lóð fyrir brennslustöð í Helguvík hafi verið send til stjórnar Reykjaneshafnar og Umhverfisstofnun og sveitarfélögin á Suðurnesjum verið sérstaklega upplýst um málið. Svar hefur ekki borist frá Reykjaneshöfn.

3.   Framkvæmdastjóri upplýsti að ný grafa af gerðinni Libherr er væntanleg næstu daga og kemur í stað Komatsu gröfu árg. 2003. Þriggja tn. lyftari af gerðinni Lynde var endurnýjaður í þessari viku. Áætlað er að selja Skoda bifreið fyrirtækisins á næstunni og kaupa nýrri árgerð.

4.   Framkvæmdastjóri kynnti endurskoðaðan viðauka við lán félagsins hjá Íslandsbanka frá 7. október 2013, nr. 505-106077. Viðaukinn er við 8. grein samningsins og hljóðar svo:

Nettó vaxtaberandi skuldir deilt með EBITDA skal ekki vera hærra en 15 fram til 1.3.2023 og skal viðmið endurmetið á þeim gjalddaga og ný viðmið sett í samráði við lántaka sem gildir út lánstíma. Með nettó vaxtaberandi skuldum er átt við allar vaxtaberandi skuldir lántaka fyrir utan víkjandi lán frá eigendum að frádregnu handbæru fé. Viðmiðunarhlutfall 2017 var 6,43.

5.   Næsti stjórnarfundur er áætlaður fimmtudaginn 16. ágúst 2018.

Fleira ekki gert, fundi slitið kl. 17:55

Birgir Már Bragason
Brynja Kristjánsdóttir
Jóna Rut Jónsdóttir
Inga Rut Hlöðversdóttir
Elín Björg Gissurardóttir
Jóna Hrefna Bergsteinsdóttir
Bjarni Stefánsson
Jón Norðfjörð

493. fundur stjórnar Sorpeyðingarstöðvar Suðurnesja sf á PDF formi, hentugt til útprentunar
Til baka